Image
Overzicht
Net als bij andere Europese landen is een van de belangrijkste redenen voor de invoering van e-facturering in Polen het voorkomen van belastingfraude. Alhoewel dit is slechts de laatste van verschillende voorzorgsmaatregelen die het land al heeft genomen. Polen heeft al een maandelijkse btw-rapportage, elektronische financiële analyse en een online fiscaal kassasysteem voor de controle van transacties (in de retailsector) ingevoerd. Nu, met de invoering van elektronische facturering, zal Polen een stap dichter bij de uitbanning van BTW-fraude zijn.
E-facturatie voor B2G
B2G e-facturatie is al verplicht in Polen. Alle overheidsinstanties moeten in staat zijn om e-facturen te kunnen ontvangen via het nationale e-factureringsplatform van het land, het PEF. Het PEF wordt gebruikt voor B2G e-facturering tussen particuliere bedrijven en overheidsinstanties bij overheidsopdrachten.
Leveranciers van overheidsinstanties zijn niet verplicht hun facturen elektronisch in te dienen. Maar het is wel zo dat veel leveranciers kiezen ervoor om dit vrijwillig te doen door een dienstverlener te kiezen die als PEPPOL Access Point fungeert, zoals TIE Kinetix.
Het PEF is voor het eerst ingevoerd in 2019 en sindsdien moeten alle subcentrale Poolse overheidsinstanties zich op dit platform registreren om e-facturen te kunnen ontvangen. Het PEF ondersteunt het verzenden en ontvangen van e-facturen en andere transactiedocumenten in een gestandaardiseerd XML-formaat. Deze platform bestaat uit twee PEPPOL Access Points die door dienstverleners worden geïmplementeerd.
E-facturatie voor B2B
In Polen zijn B2B e-factureringstransacties sinds begin 2022 toegestaan maar het is nog steeds vrijwillig en zij zullen pas vanaf januari 2024 verplicht worden. De EU heeft Polen voorlopig toestemming gegeven om tussen januari 2024 en december 2026 B2B e-facturering verplicht te stellen. Het B2B e-facturatieproces in Polen wordt KSeF genoemd, oftewel het Nationaal Systeem van e-facturen.
De verplichting om gestructureerde e-facturen te verzenden en te ontvangen zal niet gelden voor buitenlandse entiteiten in Polen. Dit geldt ook voor entiteiten die geen vaste inrichting hebben maar uitsluitend voor btw-doeleinden in Polen zijn geregistreerd. Deze belastingplichtigen kunnen facturen blijven uitreiken op basis van de bestaande regels (elektronisch of op papier), en vrijwillige elektronische facturering via KSeF blijft voor hen mogelijk.
Standaarden
Polen gebruikt het standaardformaat en PEPPOL BIS Billing 3.0. Aangezien de facturen in overeenstemming zijn met EN16931 en PEPPOL BIS Billing 3.0, zouden alle geregistreerde Poolse overheidsinstanties elektronische facturen moeten kunnen ontvangen van andere bij PEPPOL aangesloten instanties.
Hoe kunt u e-facturen verwerken en uitwisselen in Polen
Belastingplichtigen hebben een ERP-systeem nodig dat hun financiële administratie combineert met het KSeF-portaal via het PEPPOL-gecertificeerde API om e-facturen in Polen te verwerken en uit te kunnen wisselen.
Conclusie
In verband met deze wijzigingen zullen alle ondernemingen in Polen vanaf januari 2024 verplicht zijn om e-factureringsoplossingen voor hun transacties te gebruiken. Tot dan is e-facturering in Polen vrijwillig, en dat betekent dat het alleen kan worden gebruikt als zowel de leverancier als de verkoper ermee instemmen.
Na deze periode wordt e-facturering in Polen verplicht.
Meer informatie over e-facturatie in Polen vindt u hier.
