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Qu'est-ce que l'EDI ?
EDI signifie Echange de Données Informatisé et désigne plus particulièrement l'échange électronique de données commerciales entre deux ou plusieurs entreprises. Les messages EDI sont transmis dans un format normalisé afin de garantir qu'ils puissent être traités correctement par les systèmes des destinataires.
L'EDI est utilisé depuis les années 1970 et a été la technologie dominante dans les premières années de la facturation électronique. Toutefois, les messages EDI peuvent contenir non seulement des factures, mais aussi d'autres documents commerciaux tels que des commandes, des bons de livraison et des confirmations de commande.
Les partenaires commerciaux qui envoient des documents par voie électronique doivent respecter les mêmes normes pour formater leurs données essentielles. Les normes sont les règles (structure, contenu, syntaxe) qui définissent le langage utilisé pour échanger des données entre partenaires commerciaux. Ces normes garantissent une signification commune entre les différents systèmes.
La plupart des partenaires commerciaux utilisent les normes EDI suivantes :
- ANSI X12 : American National Standards Institute X12
- UN/EDIFACT : EDI pour la Facilitation de l'Administration, du Commerce et du Transport
Les normes internationales couramment utilisées sont les suivantes :
- GS1 : Global Standards 1
- Peppol : Ensemble de spécifications techniques ouvertes et interopérables pour les processus commerciaux d'achat à paiement (Purchase-to-Pay - P2P)
Bien que l'EDI soit encore une technologie courante, il est de plus en plus remplacé par la facturation électronique. Les factures électroniques sont rédigées dans un format normalisé qui est pris en charge par tous les systèmes courants de traitement des factures. Elles sont donc plus faciles à utiliser et à traiter pour les entreprises.
Qu'est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique est l'échange électronique de factures entre deux ou plusieurs entreprises. Les factures électroniques sont rédigées dans un format standardisé qui peut être traité automatiquement par les systèmes des destinataires.
La facturation électronique offre un certain nombre d'avantages par rapport à la facturation sur papier, notamment :
• Efficacité : Les factures électroniques peuvent être traitées plus rapidement et plus facilement que les factures papier. Cela entraîne des économies de temps et d'argent considérables.
• Précision : Les factures électroniques sont moins sujettes aux erreurs que les factures papier. Le traitement des paiements s'en trouve amélioré.
• Traçabilité : Les factures électroniques peuvent être suivies plus facilement que les factures papier. Cela peut faciliter le dépannage et le suivi des paiements.
La facturation électronique devient obligatoire dans l'UE grâce à l'initiative "TVA à l'ère numérique". Cette initiative prévoit qu'à partir du 1er janvier 2024, toutes les entités publiques et toutes les entreprises qui attribuent des marchés publics devront émettre des factures électroniques à l'intention des entrepreneurs publics. À partir du 1er janvier 2026, l'obligation de facturation électronique sera étendue à toutes les entreprises qui émettent des factures à l'intention d'autres entreprises dans l'UE. Ce système progressif permettra de mettre en œuvre le système de TVA ViDA d'ici 2028. Passé ce délai, les factures qui ne seront pas conformes aux nouvelles lignes directrices ne seront pas acceptées pour le paiement.
Le principal changement apporté par cette législation est que l'échange de factures se fera par l'intermédiaire des autorités fiscales. Les méthodes spécifiques peuvent varier d'un pays à l'autre, mais le concept de base reste le même : chaque facture comportant un élément de TVA passera par les autorités fiscales. Cela leur permet de contrôler le respect des obligations en matière de TVA, facture par facture.
Différence entre EDI et facturation électronique
L'EDI et la facturation électronique sont deux technologies qui permettent l'échange électronique de factures. Il existe toutefois des différences essentielles entre ces deux technologies :
- Fonctionnalité : L'EDI est capable de transmettre tous types de données (bons de commande, avis d'expédition, bons de livraison, etc.), alors que la facturation électronique est conçue exclusivement pour l'échange de factures.
- Normalisation : Les messages EDI sont rédigés dans un format propriétaire qui doit être accepté par les entreprises participantes. Les factures électroniques sont rédigées dans un format normalisé qui est pris en charge par tous les systèmes courants de traitement des factures.
- Mise en place : Les systèmes EDI peuvent être complexes et coûteux. Les systèmes de facturation électronique sont généralement plus faciles à mettre en place.
- Économies de coûts : L'EDI peut permettre de réaliser d'importantes économies, en particulier pour les entreprises qui produisent un grand nombre de documents commerciaux. Les factures électroniques peuvent également permettre de réaliser des économies, mais elles ne sont généralement pas aussi rentables que l'EDI.
- Rapidité : Les messages EDI peuvent être transmis rapidement et facilement. Les factures électroniques peuvent également être transmises rapidement et facilement.
- Exigences légales : Les messages EDI doivent répondre aux exigences du secteur et du pays concernés. Les factures électroniques doivent répondre aux exigences de l'initiative de l'UE "La TVA à l'ère numérique".
Conclusion
L'EDI est une technologie établie qui est utilisée dans de nombreuses industries. La facturation électronique est une technologie plus récente qui gagne en importance. La facture électronique offre un certain nombre d'avantages par rapport à l'EDI, notamment une mise en œuvre plus facile, des coûts moins élevés et une meilleure conformité aux réglementations. Cependant, nous ne pouvons pas dire qu'une solution est meilleure qu'une autre, simplement parce qu'elles répondent à des objectifs différents. Le choix final du logiciel doit toujours dépendre des besoins de l'entreprise et de ses capacités techniques.
