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Die E-Rechnung kommt
Die E-Rechnung kommt und sie kommt nun wirklich und für alle. Ausgangspunkt ist die Richtlinie 2014/55/E des Europäischen Parlaments vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Die EU hat im Rahmen des Projektes ViDA (VAT in the Digital Age) an den Themen Clearance und Tax-Reporting, CTC (Continuous Transaction Control) gearbeitet und am 8.Dezember 2022, die Ergebnisse kommuniziert. Primäres Ziel ist die dringend notwendige Bekämpfung der Mehrwertsteuerlücke, die 2022 in der EU bei 93 Milliarden Euro sowie in Deutschland bei rund elf Milliarden Euro lag. Der Referentenentwurf des Bundesministeriums der Finanzen als Teil des im August beschlossenen Wachstumschancengesetzes zur elektronischen Rechnung sieht daher vor, dass E Rechnung ab 1. Januar 2025 bei Geschäften zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend wird und eine Einwilligung des Rechnungsempfängers nicht mehr erforderlich ist. Zum 1. Januar 2028 soll es dann in einem zweiten Schritt auch ein einheitliches automatisiertes Steuer-Meldesystem geben.
Was ist eine E-Rechnung?
Doch was ist eine E-Rechnung und was ist der Unterschied zu einer PDF-Rechnung? Die offizielle Definition lautet wie folgt: Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden mit der europäische Norm EN 16931 - beispielsweise XRechnung ab 2.0 oder ZUGFeRD ab 2.0.1 - europaweit einheitlich festgelegt. Eine PDF-Datei hingegen ist ein unstrukturiertes Format und somit definitiv keine elektronische Rechnung.
Unternehmen müssen sich also zeitnah und mit hoher Priorität mit dem Thema befassen. Die Einführung der E-Rechnung ist dabei mehr ein organisatorisches als ein IT-Thema. Auch wenn es am Ende mit Hilfe von IT Lösungen und E-Rechnungs-Providern umgesetzt wird. Wichtig ist es sich Gedanken zu machen, wie man seine Prozesse neu aufsetzen will und dabei die neuen technischen Möglichkeiten zur Optimierung nutzet.
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Denn: Digital arbeiten bringt klare Vorteile, dies gilt auch für die E-Rechnung. Die elektronische Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangrechnungen ist der papiergebundenen deutlich überlegen und es ergeben sich neue Möglichkeiten für digitale Prozesse, beispielsweise die mobile Rechnungsprüfung und -freigabe oder die Automatisierung im Dokumentenaustausch mit Geschäftspartnern, die Geschäftsprozesse vereinfacht und beschleunigt.
Ein wichtiger Aspekt, der bei der E-Rechnung zu beachten ist, ist die Sicherheit bei der Übertragung: Das Senden von elektronischen Rechnungen muss sicher sein. Denn im Gegensatz zur unsicheren Übertragung einer PDF-Rechnung via E-Mail werden E-Rechnungen über sichere Netzwerke wie AS4 oder PEPPOL übertragen.
Vorteile der E-Rechnung
Insgesamt bietet die E-Rechnung somit zahlreiche Vorteile, vor allem natürlich eine wesentlich schnellere Verarbeitung: Von der Zustellung bis zur innerbetrieblichen Verteilung hat die elektronische Rechnung immense Geschwindigkeitsvorteile. Aufwände für die Postbearbeitung und Erfassung entfallen. Ein weiterer Vorteil ist, dass E-Rechnungen nicht verloren gehen oder vergessen werden und sich problemlos digital archivieren lassen. Auch im Freigabeprozess durch den Sachbearbeiter lässt sich nochmal Zeit sparen und die Flexibilität steigern. Die Rechnungen liegen nicht in einem Eingangskörbchen, sondern sind im digitalen Workflow auch für die Kollegen im Homeoffice zu bearbeiten. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass der Rechnungsdurchlauf nicht unnötig verzögert wird und Skontofristen eingehalten werden. Auch Compliance-Anforderungen können so sichergestellt werden. Wenn ich diesen Prozess von der Seite des Rechnungsstellers betrachte, profitiere ich von einer verbesserten Liquidität durch eine schnellere Bezahlung, weniger Zahlungsfehlern sowie einer automatischen Prüfung der Zahlung.
Das sind die wichtigen Faktoren warum Unternehmen die E-Rechnung einführen sollten. Aber wer kann bei der Einführung helfen und was bedeutet das für den Fachhandel? Grundsätzlich sind die ersten Ansprechpartner spezialisierte Berater oder E-Rechnungs-Provider. Seit vielen Jahren aber berät der Fachhandel seine Kunden bei Dokumentenprozessen. Beginnend mit papierbezogenen Prozessen über die Transformationsphase, in der es darum ging, Papier mittels Scanner zu digitalisieren, sind es heute die vollständig medienbruchfreien, elektronischen Prozesse, die zum Einsatz kommen. Daran muss sich der Channel orientieren und in die nächste Phase einsteigen. Er hat den Zugang und das Vertrauen der Kunden. In Zusammenarbeit mit einem E-Rechnungsprovider wie SPS Commerce, der die Technologie bereitstellt, kann der Fachhandel sein Geschäft mit Dokumenten so zukunftssicher weiterbetreiben.
Der Artikel wurde ursprünglich für www.pbs-business.de veröffentlicht.
