XRechnung - das Wichtigste für Ihr Unternehmen | TIE Kinetix is now SPS Commerce

Ist die XRechnung eine E-Rechnung?

Kurz gesagt: Ja, die XRechnung ist eines der Formate für elektronische Rechnungen. Wenn Sie das Format XRechnung für die Erstellung und den Austausch elektronischer Rechnungen verwenden, können Sie sicher sein, dass Ihre elektronischen Rechnungen den deutschen und europäischen Vorschriften entsprechen.

In der Welt der digitalen Rechnungsstellung hat sich die XRechnung - das deutsche E-Rechnungsformat als etablierter Standard durchgesetzt. Die E-Invoicing-Verordnung der Bundesregierung sieht vor, dass Standard XRechnung bevorzugt für elektronische B2G-Rechnungen ist.

Dieses Format wird von der deutschen Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) kontinuierlich weiterentwickelt und ist ein auf XML basierendes Rechnungsformat. Der aktuelle XRechnung-Standard lässt zwei XML Syntaxen für die elektronische Rechnungsstellung zu: UBL oder UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).

Durch die einheitliche Struktur und den standardisierten Aufbau erleichtert die XRechnung den reibungslosen und effizienten Austausch von Rechnungsdaten. Sie ermöglicht es Ihnen, Dokumente elektronisch zu versenden und empfangen und hilft bei der medienbruchfreien, automatisierbaren und elektronischen Weiterverarbeitung. Diese Prinzipien werden mit der Umstellung auf die B2B-E-Rechnung in Deutschland ab 2025 extrem wichtig.

Da die XRechnung von rein technischer Natur ist, ist eine E-Rechnung im diesen Format nur maschinell lesbar. Dies unterscheidet die Rechnungen im XRechnung Format von Papier- oder PDF-Rechnungen. Wie eine PDF-Datei, eine elektronische Rechnung ist auch eine digitale Datei, aber das macht ein PDF-Dokument nicht zu einer elektronischen Rechnung!

Wenn Sie ein E-Rechnungsformat brauchen, das Sie auch selbst nachlesen können, fragen Sie bei Ihrem EDI-Dienstleister über die Optionen nach (z.B., TIE Kinetix bietet ein Visualisierungstool in seiner FLOW Portal Lösung). Außerdem können Sie Ihre Dokumente mithilfe ZUGFeRD Formats (einer hybriden Kombination aus PDF und XML) lesen oder den KoSIT Visualisierer zu diesem Zweck benutzen.

Haben Sie es gewusst?
Das deutsche Format XRechnung hat sich in Europa einen guten Ruf erworben. So nutzte Frankreich dieses Format als Grundlage für sein eigenes E-Rechnungsformat Factur-X.

Ist die XRechnung verpflichtend?

Die elektronische Rechnungsstellung ersetzt vollständig Papierrechnungen, insbesondere in der EU. Die Regierungen fordern mehr Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Steuertransparenz, während die Unternehmen danach streben, Ressourcen für die Automatisierung manueller Aufgaben zu sparen.

Seit November 2020 müssen Rechnungen für alle öffentlichen Aufträge elektronisch übermittelt und empfangen werden. Aufgrund der unterschiedlichen Regelungen gibt es unterschiedliche Vorgaben, Schwellwerte und technische Ansätze. Für die Lieferanten an öffentliche Verwaltungen ist es wichtig, diese zu kennen und zu berücksichtigen. Hier finden Sie eine Liste der anstehenden Termine und Anforderungen für ganz Deutschland.

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Außerdem plant die Bundesregierung, die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ab 2025 verpflichtend einzuführen. Nach den Vorschlägen des BMF sollen E-Rechnungen für alle Leistungen im Bereich B2B ausgestellt werden, sofern die Leistungen im Inland steuerbar und steuerpflichtig sind und der leistende Unternehmer im Inland ansässig ist.

Die Diskussion über E-Rechnungsformate für diesen Sektor ist im Gange und zurzeit gibt die Regierung hierzu keine weiteren Details. Die Diskussion über die Rechnungsformate im B2B-Kontext ist entscheidend für die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung und digitalisierte Weiterverarbeitung. Wir verfolgen den ganzen Prozess und werden Sie über Updates zu diesem Thema auch weiter informieren.

Zitat VeR, "Wichtig wäre, dass möglichst früh Klarheit dazu geschaffen wird, welche Formate den Anforderungen der gesetzlichen Vorgaben genügen würden (insbesondere ZUGFeRD- und/oder X-Rechnungsformat). Zudem fordert der VKU Ausnahmen von der eRechungs-Pflicht etwa in Bereich der Fahrscheine für den ÖPNV oder für Kleinunternehmer i.S.d. § 19 UStG (z.B. bei Betreibern von Photovoltaik-Anlagen)".

Warum gibt es eine neue Version der XRechnung?

Da das Entwicklungsteam ständig neue Erkenntnisse gewinnt und das Format verbessert, gibt es nach jedem Release eine Übergangszeit von 6 Monaten, bis die neue Version von XRechnung in Kraft tritt.

Die Informationen zu den neuen Versionen der XRechnung können Sie auf der KoSIT-Website und im Bundesanzeiger, einem Amtsblatt für Bundesbehörden in Deutschland, finden. Die KoSIT veröffentlicht zwei Mal im Jahr zum 31. Juli (Sommerrelease) und zum 31. Januar (Winterrelease) eine neue Version der Spezifikation XRechnung.

Wie beeinflussen die Updates mein Unternehmen?

Wenn Ihre Organisation bereits elektronische Rechnungen austauscht - müssen Sie sich auf dem Laufendem halten und am besten immer die neuste Version anwenden. Wenn Sie bisher noch keine E-Rechnungen verwenden, ist es wegen der kommenden Verpflichtung im Bereich B2B nur eine Frage der Zeit, bis Sie es tun werden.

Die Vorgabe der Regierung, ab dem 01. Januar 2025 die E-Rechnung im B2B Business als Verpflichtung einzuführen, ist Teil bzw. der erste Schritt einer größeren Anpassung der legislativen EU-Norm. Was wir hier ansprechen, ist ViDA (VAT in the Digital Age). ViDA (Umsatzsteuer im Digitalen Zeitalter) ist eine Initiative der EU-Kommission zur Modernisierung des europäischen Umsatzsteuersystems.

Die XRechnung 2.3.1

Mit der Einführung der neuen Version 2.3.1 der XRechnung ab 01.08.2023 werden einige Aspekte verbessert und neue Funktionen hinzugefügt, um den Anforderungen der sich ständig verändernden Geschäftswelt gerecht zu werden.

Warum haben wir diese Version? Das Update der XRechnung ist ein Bugfix-Release. Es ermöglicht den Unternehmen die bestmögliche Unterstützung, um ihre Rechnungsprozesse effizient zu gestalten und mit den aktuellen gesetzlichen Anforderungen Schritt zu halten:

Es werden neue SOLL-Regeln (grundsätzlich sind das Nachschärfungen und Anpassungen bei den Validierungs-Regeln) hinzugefügt. Wenn Sie diese nicht beachten, können in Ihrem Rechnungsflow Fehler entstehen. Die gute Nachricht: Mit dieser Version gibt es keine neuen MUSS-Regeln.
Da es bei dieser Minor-Version meistens um Bugfixes handelt, verändert sich die Syntax der XML-Datei nicht oder nur unwesentlich. Um eine XRechnung im neuesten Format zu erstellen, sind im Grundsatz nur minimale Anpassungen in Ihrem ERP oder bei Ihrem EDI-Dienstleister erforderlich.
Die Änderungen der Version 2.3.1 zur Version 2.3.0. betrafen zwei editorielle Fehler in der Spezifikation und wurden kurzfristig korrigiert.

Die XRechnung 3.0

Die Einführung der XRechnung 3.0 ab Ende Januar 2024 wird ein Major Release und dient insbesondere der Harmonisierung mit dem Peppol Format BIS Billing 3.0:

Sie werden damit in der Lage sein, die XRechnung sowohl innerhalb als auch außerhalb des Peppol Netzwerks nutzen zu können. Darüber hinaus werden die sogenannten XRechnungs Erweiterungen (Extensions) die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU erfüllen und die Unterstützung von zwei Syntaxen ermöglichen.
Neben den Positionen im Rechnungsbody werden auch Subpositionen möglich sein.
Da dies die erste große Veränderung (Major Release) seit einigen Jahren ist (die XRechnung 2.0 wurde 2021 eingeführt),müssen Sie für diese Version besonders beachten und Ihre Prozesse entsprechend mit längerem Vorlauf anpassen.

Wie können Sie Ihr Unternehmen von technischen (und potenziellen gesetzlichen) Probleme schützen? Erkundigen Sie bei Ihren Lieferanten, ob und wie lange diese auch frühere Version der XRechnung zulassen. Es ist auch möglich, dass manche Behörden immer nur die letzte (aktuelle) Version XRechnung unterstützen und eingehende Rechnungen in älteren Formaten ablehnen. Bitte beachten die Vorgaben Ihrer Rechnungsempfänger im Kontext von neuen XRechnungs-Versionen im Blick, bzw. lassen sich von Ihrem Dienstleister beraten.

"XRechnung neue Versionen 2023 und 2024"

Sind Sie bereit für den bevorstehenden Wandel?

Die elektronische Rechnungsstellung als Ganzes ist eine vorschriftsmäßig schnelle, sichere und bequeme Lösung für den Austausch sensibler Informationen. Aber das ist noch nicht alles: Sie wird bald die einzige Möglichkeit sein, Rechnungen auszutauschen.

Bevor Sie die XRechnung oder ein anderes E-Invoicing-Format einführen, sollten Sie das Gesamtbild betrachten und analysieren: Sind Sie in der Lage, elektronische Daten in Ihrem Unternehmen zu extrahieren? Wie können Sie diese Informationen erhalten? Sind Sie in der Lage, elektronische Daten in Ihrem Unternehmen GoPD-konform zu archivieren?

Wenn Sie bereit sind, Rechnungen im elektronischen Format auszutauschen, wir bei TIE Kinetix werden Ihr Unternehmen in jeder Phase der Implementierung bestmöglich unterstützen. TIE Kinetix ist Mitglied im VeR (Verband elektronische Rechnung) und FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland). Als ein international und national aktives Mitglied der Peppol Community werden wir Sie nicht nur mit unserer modernsten Technologie begeistern, sondern auch ein Höchstmaß an Compliance und Sicherheit gewährleisten.